Copilot Chat Basic vs. Premium: was die Verschärfung ab 2026 für grosse Tenants bedeutet

Kurzfazit

Seit dem 28. Januar 2026 kann kein Microsoft-365-Tenant die Copilot-Chat-Kachel mehr aus dem Navigationsbereich der Microsoft 365 Copilot App entfernen. Für Tenants mit Hauptsitz in der Schweiz und im EWR gilt diese Einschränkung bereits seit dem 25. Juli 2025. Die historische Steuerung über die Pin-Einstellung im Microsoft 365 Admin Center ist damit für die Copilot App weggefallen.

Für grosse Schweizer Tenants heisst das: Copilot Chat (Basic) wird zur sichtbaren Standard-Oberfläche für jeden Knowledge Worker mit einer M365-Standardlizenz, ohne dass die IT die Sichtbarkeit zentral abschalten kann. Die Lizenz- und Adoptions-Strategie muss neu kalibriert werden, statt sich auf eine zentrale Pin-Steuerung zu verlassen.

Geltungsbereich. Die in diesem Beitrag genannten Microsoft-Daten beziehen sich auf den weltweiten Roll-out-Plan von Microsoft 365 Copilot Chat, Stand Mai 2026. Listenpreise für M365 Copilot werden in USD genannt; Schweizer Listenpreise (CHF) sind tenant-spezifisch und in der CSP- oder EA-Preisliste zu prüfen.

Was sich für grosse Schweizer Tenants 2026 konkret ändert

Microsoft hat die Steuerung der Copilot-Chat-Sichtbarkeit in zwei Schritten neu definiert. Der erste Schritt traf Schweizer Tenants früh, der zweite traf alle übrigen Märkte sechs Monate später.

25. Juli 2025 (EWR + Schweiz): Die Pin-Einstellung «Pin Microsoft 365 Copilot Chat» steuert die Microsoft 365 Copilot App nicht mehr. Copilot Chat ist in der App-Navigation sichtbar.
28. Januar 2026 (weltweit): Die Pin-Einstellung verliert auch für alle übrigen Tenants ihre Wirkung auf die Copilot App. Copilot Chat lässt sich aus der Navigation der App nicht mehr entfernen.
Outlook und Teams: Die Pin-Einstellung wirkt dort weiterhin. Wer Copilot Chat aus Outlook und Teams entfernen will, kann das im Admin Center weiterhin tun.
Web-Zugriff: Berechtigte Nutzer können Copilot Chat auch direkt unter m365.cloud.microsoft/chat aufrufen, selbst wenn die Pin-Einstellung «Do not pin» gewählt ist. Hier braucht es eine Steuerung über das Integrated-Apps-Portal.

Wer ist betroffen?

Copilot Chat (Basic) ist ohne Zusatzlizenz für jeden Nutzer mit einer der folgenden Lizenzen verfügbar:

Business-Suiten: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium.
Enterprise-Suiten: Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 sowie die entsprechenden Office-365-Pläne.
Education und Government: A1/A3/A5 und G1/G3/G5.
Teams-Pläne: Microsoft Teams Essentials, Teams Enterprise, Teams Rooms.

Für Schweizer Mittelständler im Bereich 100 bis 2.000 FTE bedeutet das in der Regel: der Grossteil der Belegschaft ist über M365 E3 oder Business Premium berechtigt. Copilot Chat (Basic) ist damit faktisch flächendeckend sichtbar, sobald der Nutzer die Microsoft 365 Copilot App öffnet.

Basic vs. Premium: was die beiden Labels wirklich bedeuten

Microsoft selbst trennt drei Erfahrungsstufen in den Office-Apps. Die Unterschiede sind in den In-Product-Labels sichtbar und entscheiden über den Mehrwert, den ein Premium-Add-On stiftet.

M365 Copilot (Premium): Nutzer mit dem M365-Copilot-Add-On haben den vollen Funktionsumfang und Priority-Access für Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
M365 Copilot (Basic): Nutzer ohne Add-On haben Standard-Access auf Copilot-Funktionen in Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Microsoft positioniert das als «reliable experience» mit Throttling bei Lastspitzen.
Copilot chat (Basic): Nutzer ohne Add-On haben in Word, Excel, PowerPoint und OneNote keinen Zugriff auf Copilot Chat. Sie sehen die Chat-App in der M365-Navigation, aber nicht den In-App-Chat in den klassischen Office-Anwendungen.

In der Praxis bedeutet das: die Sichtbarkeit von Copilot Chat in der Microsoft 365 Copilot App ist universell, der produktive Mehrwert in Word, Excel, PowerPoint und OneNote ist es nicht. Die Erwartungsdifferenz zwischen «ich sehe die Chat-Kachel» und «ich habe Copilot Chat in meinem Excel» trifft genau die Nutzergruppen, deren Adoption Sie in Ihren Reviews messen.

Anmerkung von Milan: Die Pin-Politik wurde von Microsoft in den letzten 18 Monaten mehrfach in beide Richtungen verschoben. Schweizer Tenants waren in der ersten Welle und mussten den Wegfall der zentralen Steuerung sechs Monate vor dem Rest der Welt verdauen. Wer 2024 noch eine Adoptions-Roadmap auf «wir steuern die Sichtbarkeit pro Pilotgruppe» aufgebaut hat, sollte spätestens jetzt umplanen.

Praxisvergleich: drei Lizenz-Szenarien für einen Schweizer Mittelständler

Wir vergleichen drei Szenarien für einen Schweizer Tenant mit 1.500 Seats, M365-E3-Basis, mittlerer Adoptions-Ambition.

Szenario A: «Alles Basic, kein Premium-Roll-out». Besser geeignet für Tenants, die Copilot Chat als reine Suche- und Zusammenfassungs-Oberfläche akzeptieren. Begründung: Basic-Chat ist sichtbar, aber der produktive Hebel in Excel und PowerPoint fehlt. Risiko: Erwartungsdruck aus dem Business steigt, ohne dass die IT eine Antwort hat.
Szenario B: «Premium für drei Rollen, Basic für alle anderen». Besser geeignet für Tenants mit klar identifizierbaren Hebel-Rollen (Sales, Controlling, Marketing). Begründung: Premium kostet zusätzlich pro Seat und pro Monat; bei 200 Premium-Seats von 1.500 ist die zusätzliche Lizenzbelastung planbar. Risiko: Schatten-Erwartung bei den verbleibenden 1.300 Basic-Nutzern.
Szenario C: «Premium flächendeckend». Besser geeignet für Tenants mit starkem M365-Adoptions-Programm und klaren KPIs. Begründung: maximale Konsistenz der Nutzererfahrung. Risiko: deutlich höhere Jahreskosten, ohne dass die Mehrnutzung in vielen Rollen produktiv messbar ist.

Beispielrechnung: was der Aufpreis bei 200 Premium-Seats kostet

Microsoft listet das M365-Copilot-Add-On weltweit zu USD 30 pro Nutzer pro Monat. Schweizer EA- und CSP-Preise weichen davon ab und sind individuell zu prüfen. Für eine erste Grössenordnung in einem 1.500-Seat-Tenant rechnen wir mit dem Listpreis.

200 Premium-Seats: 200 × USD 30 × 12 Monate = USD 72.000 pro Jahr zusätzlich, plus interne Adoptions- und Schulungskosten.
500 Premium-Seats: 500 × USD 30 × 12 = USD 180.000 pro Jahr.
1.500 Premium-Seats (flächendeckend): 1.500 × USD 30 × 12 = USD 540.000 pro Jahr.

CHF-Listenpreise weichen tenant- und vertragsspezifisch ab; die obigen Zahlen sind Orientierung, keine Offerte.

Die Frage ist nicht, ob Premium teurer ist, sondern ob die zusätzliche Investition in einem Schweizer Mittelstands-Tenant zu mehr als 1 bis 2 Stunden produktiver Mehrarbeit pro Seat und Monat führt. In unseren bisherigen Mandaten ist das nur in klar abgegrenzten Rollen-Clustern der Fall gewesen — typischerweise Sales- und Marketing-Rollen mit hohem Volumen an Texterstellung.

Was wir explizit nicht empfehlen

Wer 2026 die Verschärfung als Anlass nimmt, alle Basic-Seats pauschal auf Premium hochzuziehen, kauft sich einen teuren Konsistenz-Eindruck ohne Adoptions-Garantie. Wir sehen das im Beratungsalltag: bei drei Mandanten der letzten sechs Monate lag die produktive Nutzung von Copilot Premium im ersten Quartal unter 30 Prozent der Premium-Seats. Wer in dieser Situation pauschal aufstockt, finanziert ein Premium-Inventory, das im Audit als ungenutzt sichtbar wird.

Wir empfehlen statt dessen, die Premium-Lizenzierung an drei harte Kriterien zu binden: messbarer Use Case, identifizierbare Hebel-Rolle, dokumentiertes Adoptions-Programm. Wenn eines davon fehlt, bleibt der Seat auf Basic.

Theia-Empfehlung für Kundenberatung

Bestandsaufnahme im Admin Center. Prüfen Sie in der Copilot Control System Page, welche Pin-Einstellung aktuell aktiv ist und welche Gruppen von der Verschärfung sichtbar betroffen sind. Dokumentieren Sie das Ergebnis als Lizenz- und Sichtbarkeits-Baseline.
Premium-Kandidaten identifizieren. Definieren Sie mit Business und IT gemeinsam drei bis fünf Hebel-Rollen, in denen ein Premium-Seat zwölf Stunden produktive Mehrarbeit pro Monat plausibel macht. Alles andere bleibt Basic.
Erwartungs- und Schulungs-Kommunikation. Bauen Sie eine kurze, ehrliche Kommunikation auf: «Copilot Chat ist für alle sichtbar; Copilot in Excel und PowerPoint ist es nur mit Premium.» Damit nehmen Sie die häufigste Adoptions-Frage präventiv vom Tisch.
Copilot Adoption & Licensing Health Check. Wir prüfen in einem strukturierten Workshop (zwei Halbtage, fix pro Mandat) Ihre Lizenz-Verteilung, die Adoptions-Kennzahlen aus der M365-Reporting-API und Ihre Premium-Roadmap. Ergebnis: ein priorisierter Massnahmenplan mit konkreten Premium-Kandidaten und einer dokumentierten Begründung pro Seat.

Quelle: Microsoft Learn, «Manage Microsoft 365 Copilot Chat» (Abruf: 25. Mai 2026), learn.microsoft.com/copilot/manage; Microsoft Learn, «Pin Microsoft 365 Copilot Chat in the Microsoft 365 apps» (Abruf: 25. Mai 2026), learn.microsoft.com/microsoft-365/copilot/pin-copilot-chat-navbar; Microsoft Learn, «Microsoft 365 Copilot overview» (Abruf: 25. Mai 2026), learn.microsoft.com/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-overview.

Aktualisiert am 25. Mai 2026. Nächste Überprüfung: 25. November 2026.