Power Automate 2026: Recovery, Lizenz-Dashboard und das Ende der Flow-Blackbox

Kurzfazit

Mit der 2026 Wave 1 wird Power Automate für IT-Governance konkret greifbar: ein konsolidiertes Lizenz-Dashboard im Power Platform Admin Center, ein eigenständiger Wiederherstellungs-Pfad für versehentlich gelöschte Flows und geteilte Process-Kapazität über mehrere Workflows. Drei Funktionen, die in Summe das Ende der typischen «Flow-Blackbox» markieren: jenes Zustands, in dem Business-Maker dezentral Flows bauen und IT erst beim ersten Audit oder beim ersten Ausfall davon erfährt.

Für Schweizer Mittelständler heisst das: das Argument «wir wissen nicht, was unsere Flows kosten und wer sie betreibt» verliert seine Grundlage. Wer 2026 noch ohne strukturierten Power-Automate-Governance-Prozess arbeitet, tut das nicht mehr aus Mangel an Tooling, sondern aus Mangel an Entscheidung.

Geltungsbereich. Die hier beschriebenen Funktionen stammen aus dem Microsoft 2026 release wave 1 Plan (April bis September 2026). Microsoft kennzeichnet diese Roadmap explizit als planungsbasiert; Termine und Funktionsumfang können sich verschieben. Wir verlinken im Quellenverzeichnis auf die jeweiligen Release-Plan-Seiten und empfehlen, den Status vor jeder produktiven Roll-out-Entscheidung im Message Center zu prüfen.

Was sich 2026 für Schweizer Tenants konkret ändert

Microsoft hat im Release-Plan drei aufeinander abgestimmte Verbesserungen angekündigt, die zusammen die Sichtbarkeit auf Flows in einem Tenant deutlich erhöhen.

Juli 2026 (GA): Share Process license capacity across workflows. Die zugewiesene Kapazität einer Power Automate Process Lizenz lässt sich neu über mehrere Workflows teilen, statt pro Workflow festgenagelt zu sein. Das reduziert den typischen Overhead, in dem Process-Lizenzen über- oder unterallokiert werden.
Juli 2026 (GA): Improved Power Automate licensing dashboard. Das Lizenz-Dashboard im Power Platform Admin Center wird neu zentralisiert: eine konsolidierte Sicht auf User- und Capacity-Lizenzen, Top-User, Nutzungstrends, tägliche Flow-Kapazitäts-Auslastung, Hinweise auf User ohne passende Lizenz oder über Kapazität sowie ein einzelner Download-Punkt für Usage-Reports.
Juli 2026 (GA): Restore accidentally deleted flows. Flow-Owner, Co-Owner und Environment-Admins können versehentlich gelöschte Flows innerhalb von 21 Tagen direkt im Portal wiederherstellen. Heute braucht das einen Ticket-Weg über Microsoft Support oder die Power Automate Management Connector / PowerShell-Route.

Was die drei Funktionen verbindet: sie verschieben Steuerung und Recovery vom dezentralen Maker-Ad-hoc-Wissen ins zentrale Admin Center. Die typische Frage «wer kann mir sagen, welche Flows in unserem Tenant laufen und was sie kosten» wird 2026 in einem einzigen Tool beantwortet.

Lizenz-Dashboard: was zentral sichtbar wird

Das aktuelle Lizenz-Consumption-Erlebnis im Admin Center (heute noch Preview) liefert pro Tenant bereits eine Summary-Sicht: gekaufte vs. zugewiesene vs. konsumierte Lizenzen, Top-User der letzten 30 Tage, Premium-Feature-Indikator pro Flow, und einen «Attention needed»-Block für Flows ohne Owner, Standalone-Premium-Flows mit Standard- oder abgelaufenen Lizenzen sowie Out-of-Context-Flows.

Mit dem Juli-2026-Update kommen vier Dinge dazu, die wir in unserer Beratungsarbeit bisher manuell über Skripte oder Power-Apps-CoE-Toolkit-Reports liefern mussten:

Capacity-Lizenzen im selben Bild. Power Automate Process, Hosted Process, Process Mining Add-on und weitere Add-ons werden zusammen mit User-Lizenzen sichtbar; bisher nur auf Environment-Ebene, jetzt tenant-zentral.
Insights und Empfehlungen. Microsoft markiert User, denen eine Lizenz fehlt oder die über Kapazität laufen, mit konkreten Empfehlungen. Das ist der nächste Schritt nach den heutigen «Attention needed»-Listen.
Einzelner Download-Punkt für Usage-Reports. CSV-Exports für Lizenzen, Kapazität, Per-User-Requests und Add-ons aus einer Oberfläche, statt vier verschiedener Stellen im Portal.
Tägliche Flow-Kapazitäts-Auslastung. Trend-Sicht, mit der sich der nächste Lizenz-Engpass auf Wochenbasis statt erst beim nächsten True-Up erkennen lässt.

Wiederherstellung gelöschter Flows: 21 Tage Selbstbedienung

Heute ist das Wiederherstellen eines gelöschten Flows einer der teuersten Microsoft-Support-Tickets für kleinere Mittelständer: kein direkter Self-Service-Pfad, oft mehrtägige Bearbeitungszeit, im Zweifelsfall Re-Build aus Memory oder Source-Control, falls Source-Control existiert.

Mit dem Juli-2026-Update ändert sich die Dynamik in drei Punkten:

Wiederherstellung direkt im Power Automate Portal, kein Support-Ticket erforderlich.
21-Tage-Fenster ab Löschung. Danach ist der Flow endgültig weg.
Berechtigt sind Flow-Owner, Co-Owner und Environment-Admins. Damit verlässt der Recovery-Prozess die «nur Tenant-Admin»-Engstelle.

Wichtig für Schweizer Tenants mit ISO-/IKS-/FINMA-Anforderungen: 21 Tage sind ein Recovery-Fenster, kein Backup. Wer einen Flow nach 21 Tagen rekonstruieren muss, ist weiterhin auf Solution-Export oder Source-Control angewiesen. Die neue Funktion senkt die Schwelle für den Alltagsfall, ersetzt aber keine Backup-Strategie.

Anmerkung von Bak-Heang: In unseren Mandaten erleben wir die «Flow-Blackbox» am häufigsten dann, wenn jemand aus dem Business das Unternehmen verlässt und drei Wochen später ein Prozess stillsteht, weil sein persönlicher Flow nicht mehr triggert. Die Lizenz-Sicht im Admin Center löst das nicht direkt; sie macht es aber sichtbar, statt das Problem erst bei der nächsten Eskalation aufkommen zu lassen. Wer 2026 keine zentrale Flow-Inventur führt, hat keine Tooling-Lücke mehr, sondern eine Verantwortungs-Lücke.

Praxisvergleich: drei Reifegrade in der Schweizer Power-Automate-Governance

Wir sehen in unseren Mandaten drei typische Reifegrade. Die 2026er-Tools verschieben die Schwelle zwischen den Stufen.

Stufe 1: «Wir wissen, dass es Flows gibt». Keine zentrale Inventur, keine Owner-Listen, kein Lizenz-Reporting jenseits der M365-Stammlizenz. Mit dem neuen Lizenz-Dashboard wird Stufe 1 im nächsten Audit nicht mehr verteidigbar: die Information ist im Admin Center sichtbar; wer sie nicht abruft, hat ein Prozessproblem, kein Datenproblem.
Stufe 2: «Wir haben CoE-Toolkit oder eigene Skripte». Center of Excellence Starter Kit oder eigene PowerShell-Skripte liefern monatliche Flow-Inventuren. Funktioniert, ist aber pflegeintensiv. Das neue Dashboard reduziert den Skript-Aufwand auf das, was wirklich nicht out-of-the-box geliefert wird (zum Beispiel firmen-spezifische Naming-Conventions oder DLP-Auditing).
Stufe 3: «Managed Environment mit dokumentiertem Governance-Prozess». Aktive Steuerung über Managed Environments, dokumentierte Naming- und Owner-Konventionen, Backup-Strategie für kritische Flows. Hier liefern die 2026er-Funktionen Detail-Verbesserungen (geteilte Process-Kapazität, schnellere Wiederherstellung), keinen Stufenwechsel.

Beispielrechnung: was die Wiederherstellungs-Funktion an Support-Kosten spart

Wir rechnen den Effekt für einen 1.500-Seat-Tenant mit konservativen Annahmen:

Heutige Recovery-Kosten pro versehentlich gelöschtem Flow: Microsoft-Support-Ticket (Premier oder Pro Direct, variabel) plus interner Aufwand von typisch 4 bis 8 Stunden Koordination zwischen Maker, IT und Support. Pro Vorfall realistisch CHF 1.000 bis 2.500.
Frequenz im Mittelstand: in unseren Mandaten zwischen einem und vier Vorfällen pro Jahr in einem aktiven Tenant. Tendenz steigend mit jeder neuen Citizen-Developer-Welle.
Mit der Juli-2026-Funktion: Recovery durch den Owner oder Environment-Admin in unter 10 Minuten, ohne Support-Eskalation. Interner Aufwand sinkt auf eine Stunde inkl. Re-Test.
Ersparnis: grob CHF 900 bis 2.400 pro Vorfall, also CHF 1.000 bis 10.000 jährlich pro Tenant; exklusiv Opportunitätskosten, wenn der gelöschte Flow ein produktiver Geschäftsprozess war.
Die obigen Zahlen sind Erfahrungswerte aus Schweizer Mittelstands-Mandaten und keine Microsoft-Garantie. Vor der Investition in einen neuen Governance-Prozess immer mit dem eigenen Support-Verlauf abgleichen.

Was wir explizit nicht empfehlen

Die 2026er-Funktionen könnten zur Falle werden, wenn sie als Ersatz für eine Backup-Strategie missverstanden werden. Wir haben in den letzten zwölf Monaten zwei Mandanten gesehen, die nach dem Lesen der Release-Notes ihre internen Solution-Export-Routinen heruntergefahren haben: «die 21-Tage-Wiederherstellung reicht doch». Das ist falsch: 21 Tage sind ein Recovery-Komfort für den menschlichen Fehler, kein Disaster-Recovery-Mechanismus für eine kompromittierte Environment oder einen mutwilligen Löschvorgang nach Ablauf.

Wir empfehlen daher: das Lizenz-Dashboard ersetzt das CoE-Toolkit nicht in seiner Gesamtheit; es entlastet die Standard-Sichten. Und die 21-Tage-Wiederherstellung ergänzt eine Solution-Export-Strategie; sie ersetzt sie nicht.

Theia-Empfehlung für Kundenberatung

Inventur-Baseline im Admin Center ziehen. Sobald das neue Lizenz-Dashboard im Tenant verfügbar ist, einmal die vollständige Sicht (User-Lizenzen, Capacity-Lizenzen, Attention-needed-Liste, Top-User) als CSV exportieren und als Baseline ablegen. Das ist der Ausgangspunkt für jeden weiteren Governance-Schritt.
Backup-Strategie prüfen und dokumentieren. Liste kritischer Flows mit benanntem Owner, Co-Owner, Solution-Zuordnung und Export-Rhythmus. Die 21-Tage-Wiederherstellung in den Recovery-Plan aufnehmen, aber nicht als alleiniger Mechanismus.
Process-Kapazität neu betrachten. Wenn Power Automate Process Lizenzen bisher pro Workflow allokiert wurden, über die Juli-2026-Funktion (Share Process license capacity across workflows) konsolidieren. Wir sehen in unseren Mandaten typisch eine Reduktion der zugekauften Process-Lizenzen um 15 bis 30 Prozent.
Power Automate Governance Health Check. Wir prüfen in einem strukturierten Workshop (zwei Halbtage, fix pro Mandat) Ihre Lizenz-Inventur, Ihre Backup-Strategie, Ihre Owner-Listen und Ihre Recovery-Prozesse. Ergebnis: ein priorisierter Massnahmenplan mit konkreten Lizenz-Einsparungen und einer dokumentierten Recovery-Prozess-Definition.

Quelle: Microsoft Learn, 2026 release wave 1 Plan für Power Automate (Abruf: 25. Mai 2026), learn.microsoft.com/power-platform/release-plan/2026wave1/power-automate/planned-features; «Restore accidentally deleted flows» (GA Jul 2026), restore-accidentally-deleted-flows; «Improved Power Automate licensing dashboard» (GA Jul 2026), improved-power-automate-licensing-dashboard; «View license consumption for Power Automate (preview)», view-license-consumption-power-automate.

Aktualisiert am 25. Mai 2026. Nächste Überprüfung: 25. November 2026.