Digitaler Offertprozess für Export Consulting

Die Organisation benötigte einen effizienten Prozess für die Erstellung und Genehmigung von Export-Consulting-Offerten. Verschiedene interne und externe Stellen mussten eingebunden werden, darunter auch Experten ohne direkten CRM-Zugriff. Die Kalkulation, Prüfung und Freigabe der Offerten sollte systemgestützt erfolgen und dabei Faktoren wie Mitgliedsstatus, Spesen, Firmengrösse, Start-up-Status und Stundensätze berücksichtigen.

Besondere Herausforderungen waren: • Einbindung von Stellen ohne CRM-Zugriff in den Kalkulationsprozess • Automatisierte Genehmigung unter Berücksichtigung von Abwesenheiten • Konsistente und fehlerfreie Dokumentenerstellung • Integration verschiedener interner und externer Dienstleister

Im bestehenden CRM-System können nun Offerten mit beliebig vielen Positionen erstellt werden. Pro Position lassen sich ein oder mehrere Dienstleister (intern, Swiss Business Hubs, externe Partner) zuordnen. Damit auch Experten, die keinen direkten CRM-Zugriff besitzen, eingebunden werden können, wurde ein Excel-Export- und -Importprozess realisiert. So lassen sich Kalkulationen extern bearbeiten und anschliessend wieder ins System integrieren.

Ein besonderer Mehrwert entsteht durch den Genehmigungs-Prozess, der die Verfügbarkeit der Verantwortlichen direkt über den Outlook-Abwesenheitsstatus prüft. Damit ist gewährleistet, dass die Offerten stets durch die zuständigen Regionen-Verantwortlichen oder deren Stellvertretung geprüft und freigegeben werden können – auch bei Abwesenheiten.

Abschliessend wird mit Hilfe von Documents Core Pack eine professionelle Offerte generiert, die automatisch mit allen relevanten Informationen zu Produkten, Konditionen und Verantwortlichkeiten angereichert wird.