Bei jedem Eintritt, Austritt und internen Wechsel sehen Sie, wer was bis wann erledigt, direkt in Ihrem SharePoint Online. Gesetzliche Pflichten bei Eintritt, Austritt und Wechsel (unter anderem OR, ArG, UVG, KVG, BVG, Quellensteuer, AIG, AVIG, DSG) stehen als Aufgaben mit Rechtsgrundlage, Termin und Nachweis im Fall. Gebaut für Arbeitgeber in der Schweiz.
HR führt den Fall; IT, Lohn und Vorgesetzte erledigen ihre Aufgaben. Klicken Sie auf ein Bild, um es zu vergrössern.
Jeder Fall hat eine Fallverantwortung und Stichtage wie Eintritt, letzten Arbeitstag oder Vertragsende; einen Eintritt brechen Sie ab, etwa wenn die Person die Stelle nicht antritt.
Ein Fall schliesst erst, wenn keine Pflichtaufgabe mehr offen ist. Bei einem neuen Austritt oder Wechsel übernimmt die App die Angaben aus dem letzten Fall der Person zur Prüfung.
Interner Wechsel mit «Wirksam ab» und seinen Aufgaben.
Der Theia-Standard bringt über 90 Aufgabenvorlagen mit; welche ein Fall bekommt, hängt unter anderem von Vertragsart, Austrittsart, den Angaben zur Person und den Einstellungen Ihrer Firma ab. Pflichtaufgaben nennen ihre Rechtsgrundlage und entfallen nur mit Begründung.
Vorgänger müssen zuerst erledigt oder entfallen sein, und wo ein Nachweis verlangt ist, lässt sich die Aufgabe erst damit erledigen.
Pflichtaufgaben mit Rechtsgrundlage, die Hilfe aufgeklappt.
Beim Austritt: Zugänge sperren und die Person von allen Sitzungen abmelden; danach E-Mail-Apps, MFA-Methoden und Admin-Rollen entfernen, Geräte bereinigen und den Entscheid zum Postfach umsetzen; die Lizenz erst entfernen, wenn die vorgesetzte Person die Dateien aus dem OneDrive übernommen hat.
Beim Eintritt stehen Konto, Lizenz und MFA als Aufgaben im Fall. Ihre IT führt die Schritte in Microsoft 365 aus und bestätigt sie in der App. Ein Feld für Passwörter gibt es nicht.
Vorlagen für den Austrittstag mit Rolle, Termin und Bedingungen.
Ende der Probezeit; Ende des Arbeitsverhältnisses bei Kündigung, mit der Frist nach Dienstjahr oder einer vertraglichen Frist; Prüfhilfe Sperrfrist bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder Unfall, wenn die Arbeitgeberin nach der Probezeit kündigt; Lohnnachgenuss bei Tod. Die Rechner speichern nichts.
Kündigungsrechner mit Ergebnis und Rechenweg.
Sieben Vorlagen, darunter der Datenschutzhinweis für Mitarbeitende, die Information über das Arbeitsverhältnis (Art. 330b OR), die Rückgabequittung und die Willkommensmail vor dem ersten Arbeitstag.
Die App füllt sie aus dem Fall; Sie kopieren den Text, laden ihn als Textdatei herunter oder drucken ihn, die App verschickt nichts. Nachweise liegen in einer eigenen Bibliothek, die nur HR und die Admins der App sehen.
Information über das Arbeitsverhältnis (Art. 330b OR), gefüllt aus dem Fall.
Ausgegebene Gegenstände je Person, vom Laptop bis zur Kreditkarte, mit Status bis zur Rückgabe und Rückgabequittung. Bei Geräten halten Sie die Massnahme fest, etwa Retire oder Wipe, die Ihre IT in Intune ausführt, ausserhalb der App. Das Inventar sehen HR, IT und die Admins der App.
Im Systemkatalog führen Sie Ihre Systeme mit verantwortlicher Person; für aktive Systeme bekommt sie je nach Einstellung bei Ein- und Austritten eine Aufgabe.
Ausgegebene Gegenstände mit Status bis zur Rückgabe.
Unter «Meine Aufgaben» sieht jede Person ihre offenen Aufgaben und die ihrer Gruppe; die Übersicht zeigt die dringendsten davon, die Zahl der überfälligen und die Ein- und Austritte der nächsten 30 Tage.
Sieben Berichte, etwa zu Befristungen, Bewilligungen oder Austritten ohne Zugriffsentzug, lassen sich als CSV exportieren; keiner wertet einzelne Sachbearbeitende aus. Mail-Erinnerungen richten Sie auf Wunsch mit einer Flow-Vorlage für Power Automate ein.
Bericht «Offene Instruktionen» mit Fall, OE und Termin.
Die App arbeitet mit Listen und einer Bibliothek Ihrer eigenen SharePoint-Site; sie legt sie bei der Einrichtung selbst an. Wer was sieht, setzt SharePoint durch, nicht die Oberfläche.
Datenstandort: Wo Microsoft die Daten speichert, hängt vom Datenstandort Ihres Tenants ab (Default Geography und Einstellung zur Speicherung im Land), beim optionalen Flow auch von der Region Ihrer Power-Platform-Umgebung. Diese Punkte stehen in der Checkliste der App. Das prüft Theia bei der Einrichtung mit Ihnen; wir beraten dabei technisch, nicht rechtlich.
Protokoll mit Fall-Nr., wer und wann.
Ihr Microsoft-365-Tenant
SharePoint-Site der App
Optional
Der Kern: kein Theia-Server, keine externen Dienste, keine API-Berechtigungen. Die App arbeitet mit den Rechten der angemeldeten Person; die IT-Schritte führt Ihre IT selbst in Microsoft 365 aus.
Fragen zu Ihrer Umgebung klären wir im Erstgespräch. Erstgespräch buchen
Entra ID, MFA und Conditional Access, mit sauberem Onboarding und Offboarding.
Intune für Notebooks und Mobilgeräte, von der Einrichtung bis zum Löschen bei Rückgabe oder Austritt.
Ebenfalls eine App für Ihr SharePoint Online: Prozesse in BPMN 2.0, Freigabe in zwei Stufen und Nachweise für Audits.
Im Erstgespräch klären wir, wie Eintritte und Austritte heute bei Ihnen laufen, wer daran beteiligt ist und wie die App in Ihr Microsoft 365 passt. 30 Minuten, unverbindlich.
Theia On- und Offboarding ist ein Produkt der Theia Solutions AG. Die Bilder zeigen Beispieldaten der «Muster AG». Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Entra ID, Exchange Online, Microsoft Intune, Microsoft Teams, OneDrive, Power Automate und Power Platform sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.