Das Prozessportal läuft als App in Ihrem SharePoint Online. Sie modellieren Abläufe im Browser, geben Änderungen in zwei Stufen frei und führen Nachweise für Audits nach ISO 9001 und ISO 14001.
Alle Mitarbeitenden lesen, Key-User modellieren, das Qualitätsmanagement gibt frei. Die Bilder zeigen die fiktiven Beispieldaten der «Musterwerke AG». Klicken Sie auf ein Bild, um es zu vergrössern.
Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse auf einen Blick, die Kernprozesse als Wertschöpfungskette.
Die Suche zeigt schon beim Tippen Prozesse, Schritte, Dokumente, Rollen, Anwendungen und Kennzahlen. Ab drei Zeichen kommen Treffer aus den Inhalten der Dokumente dazu, über die Suche von SharePoint.
Treffer nach Art und aus den Inhalten der Dokumente.
Die Schritttabelle entsteht direkt aus dem Modell. Ein Klick auf einen Schritt zeigt Rolle, Mitwirkung, Input und Output, Dokumente, Anwendungen, Kennzahlen mit Ampel und den Normbezug.
Kommentare hängen am Schritt. Prozessverantwortung oder Qualitätsmanagement können sie in einen Änderungsantrag übernehmen. Jedes Modell lässt sich als BPMN-Datei herunterladen.
Ablauf und Schritttabelle auf der Prozessseite.
Ein BPMN-Editor mit Palette und Eigenschaften, ohne Visio-Lizenz. Name, Rolle, mitwirkende Rollen, Dokumente, Anwendungen und Kennzahlen erfassen Sie neben dem Diagramm, auch per Tastatur.
Eine Regelprüfung ohne KI zeigt laufend Lücken an, zum Beispiel fehlende Start- oder Endereignisse, nicht erreichbare Schritte, unbeschriftete Verzweigungen oder Schritte ohne Rolle.
Editor mit Palette, Eigenschaften und Regelprüfung. Die Schaltfläche «KI-Entwurf» erscheint mit dem KI-Modul.
Eine Änderung beginnt als Antrag mit Entwurf. Die Prozessverantwortung prüft, das Qualitätsmanagement gibt frei. Das Vier-Augen-Prinzip wirkt als Hinweis oder als Sperre.
«Was sich ändert» listet neue, geänderte und entfallene Schritte und markiert sie im Diagramm. Eine kleine Änderung erhöht die Version um 0.1, eine wesentliche Änderung ergibt eine neue Hauptversion.
Antrag im Review: Stufen, markierte Änderung und Entscheid.
«Was sich ändert» als Liste und im Diagramm.
Neues Word-Dokument, leer oder aus einer Vorlage, Datei hochladen oder Link. Die Freigabe läuft in denselben zwei Stufen wie bei Prozessen, mit der Inhaltsgenehmigung von SharePoint. Lesende sehen nur genehmigte Versionen.
Dokumente mit Art, Prozessen, Version und Status.
Wer in welchem Prozess was verantwortet: je Rolle und als Matrix über die Kernprozesse (V Prozessverantwortung, D Durchführung, M Mitwirkung, F Freigabe).
Verantwortlichkeiten je Rolle.
Matrix Rollen und Kernprozesse.
Das Cockpit zeigt Kennzahlen mit Ziel, Ampel und Verlauf, Massnahmen mit Norm, Termin und Status sowie fällige Reviews.
Verantwortlichkeiten, Kennzahlen, Messwerte und Massnahmen lassen sich als CSV exportieren.
Kennzahlen mit Ampel, Ziel und Verlauf.
Spalten, die Ihre Admins in SharePoint bei Prozessen, Dokumenten, Rollen und Anwendungen ergänzen, erscheinen in der App. Kataloge für Rollen, Anwendungen, Kennzahlen und Messwerte pflegen Admins und Qualitätsmanagement direkt im Portal.
Kataloge im Portal pflegen, hier die Rollen.
KI-Entwurf eines Ablaufs aus Stichworten, KI-Vorprüfung eines Antrags und ein KI-Assistent, der Fragen mit Quellen beantwortet. Alle KI-Ergebnisse sind Vorschläge; den Entscheid treffen Menschen.
Die KI-Vorprüfung ersetzt kein Review: Sie weist auf mögliche Lücken hin, kann aber Punkte übersehen oder falsch einschätzen. Das Modul ist standardmässig aus und braucht Power Automate Premium, eine Umgebung mit Dataverse und Credits.
KI-Assistent: Antwort mit Quellen.
Landkarte, Prozessseite und Cockpit nutzen auf grossen Bildschirmen die volle Breite und lassen sich auch auf dem Handy bedienen.
Navigation, Formulare und die Eigenschaften im Editor lassen sich mit der Tastatur bedienen. Diagramme zeichnen Sie mit der Maus.
Ihr Microsoft-365-Tenant
SharePoint-Site des Portals
Optional
Der Kern: kein Theia-Server, keine externen Dienste, keine API-Berechtigungen. Die optionalen Flows laufen in Ihrer Power-Automate-Umgebung; das KI-Modul nutzt AI Builder von Microsoft.
Das Portal unterstützt Ihre Nachweise. Die Zertifizierung selbst bleibt Sache Ihres Managementsystems und Ihrer Zertifizierungsstelle.
Verlauf eines Antrags: der Nachweis im Audit.
Bericht von «Berechtigungen einrichten»: Stufen, Gruppen und Abgleich der QM-Gruppe.
Fragen zu Ihrer Umgebung klären wir im Erstgespräch. Erstgespräch buchen
SharePoint, Teams und OneDrive: die Basis, auf der das Prozessportal aufbaut.
Freigaben und Benachrichtigungen, die über das Portal hinausgehen.
Lizenzen und Einrichtung aus einer Hand, falls SharePoint Online noch fehlt.
Im Erstgespräch klären wir, wie Sie Prozesse heute dokumentieren, was Ihre Audits verlangen und wie das Portal in Ihr Microsoft 365 passt. 30 Minuten, unverbindlich.
Das Theia Prozessportal ist ein Produkt der Theia Solutions AG. Die Bilder zeigen die fiktiven Beispieldaten der «Musterwerke AG». Diagramme mit bpmn-js (bpmn.io). Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Teams, Power Automate, AI Builder, Dataverse und Visio sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.