Datenschutzhinweise zum Theia Prozessportal

1. Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für die App «Theia Prozessportal» der Theia Solutions AG. Die App ist eine Lösung für SharePoint Online (SharePoint Framework), die Ihre Organisation in ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant installiert. Für unsere Website, für Anfragen, Terminbuchungen und Support gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

2. Wo die Daten liegen

• Die App läuft als Webpart in Ihrem SharePoint Online.
• Alle Inhalte des Portals speichert sie in Listen und Bibliotheken der Site, auf der Ihre Organisation die App einrichtet: Prozesse, Versionen, BPMN-Modelle, Dokumente, Anträge, Kommentare, Verlauf, Rollen, Kennzahlen, Massnahmen und Einstellungen.
• Die App liest und schreibt nur über die SharePoint-Schnittstelle dieser Site und mit den Rechten der angemeldeten Person. Sie verlangt keine API-Berechtigungen.
• Code und Bilder der App kommen aus dem Paket im App-Katalog Ihrer Organisation, nicht von einem Server der Theia.

3. Keine Übermittlung an Theia, kein Tracking

Die App sendet keine Daten an Theia und ruft ausser SharePoint Online keine Dienste auf. Sie enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbefunktionen und setzt keine eigenen Cookies. Theia betreibt für die App keinen Server und hat über die App keinen Zugriff auf Ihren Tenant oder Ihre Daten.

4. Personendaten im Portal

Im Portal werden auch Personendaten erfasst, zum Beispiel Namen und E-Mail-Adressen von Prozessverantwortlichen und Mitgliedern von Rollen, wer einen Antrag eingereicht, geprüft oder freigegeben hat und wann, Kommentare sowie Fragen an den KI-Assistenten. Verantwortlich für diese Daten ist Ihre Organisation. Wer sie sehen und ändern darf, bestimmen die Berechtigungen Ihrer SharePoint-Site.

Eingaben und Ergebnisse des KI-Moduls (Stichworte und Entwürfe, Vorprüfungen von Anträgen, Fragen und Antworten) sind für alle mit Zugriff auf das Portal lesbar. Beim KI-Entwurf und im KI-Assistenten weist die App darauf hin.

5. Optionale Flows: Benachrichtigungen und Reviews

Benachrichtigungen über Microsoft Teams und Outlook und die tägliche Erinnerung an fällige Reviews sind optionale Flows in Power Automate. Sie gehören nicht zum Paket der App. Richtet Ihre Organisation sie ein, laufen sie in Ihrer Power-Platform-Umgebung, mit Verbindungen und einem Dienstkonto Ihrer Organisation. Die Flows lesen Einträge der Portal-Site und senden Nachrichten an die Empfängerinnen und Empfänger, die das Portal einträgt. Eine Nachricht enthält Titel, Kommentar und Link, dazu Antrag und Stufe, sofern vorhanden.

6. Optionales KI-Modul

Das KI-Modul ist standardmässig aus. Schaltet Ihre Organisation es ein, legt die App jeden KI-Auftrag als Eintrag in einer Liste der Portal-Site an. Ein Flow in Ihrer Power-Platform-Umgebung sendet die Eingabe an einen Prompt in AI Builder, einem Dienst von Microsoft, und schreibt das Ergebnis in die Liste zurück.

Zur Eingabe gehören je nach Funktion Stichworte für einen Entwurf, ein Antrag mit seinem Modell oder eine Frage zusammen mit freigegebenen Inhalten des Portals. Enthalten diese Inhalte Personendaten, gehen auch sie an AI Builder. Die Bearbeitung in AI Builder richtet sich nach dem Vertrag Ihrer Organisation mit Microsoft. Wo Microsoft die Eingaben verarbeitet, hängt von der Region Ihrer Umgebung und den Einstellungen Ihrer Admins ab; Microsoft beschreibt das auf Microsoft Learn. Theia erhält weder Eingaben noch Ergebnisse.

7. Microsoft 365

SharePoint Online, Power Automate, AI Builder, Microsoft Teams und Outlook sind Dienste von Microsoft. Für die Bearbeitung von Daten in diesen Diensten ist Microsoft nach den Verträgen Ihrer Organisation mit Microsoft zuständig; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Theia ist an dieser Bearbeitung nicht beteiligt.

8. Wenn Sie Theia kontaktieren

Wenn Sie uns für Support, eine Einführung oder ein Gespräch kontaktieren, zum Beispiel über die Terminbuchung oder per E-Mail, gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung. Erhält Theia im Rahmen einer vereinbarten Einführung oder eines vereinbarten Supports Zugriff auf Ihren Tenant oder auf Daten des Portals, regeln wir das in der separaten Vereinbarung mit Ihrer Organisation.

9. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@theiasolutions.ch.

10. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die App oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die Fassung auf dieser Seite.